知识管理中的主动遗忘管理

——员工情绪及主管行为的影响

作 者:

作者简介:
金智慧,施建军,南京大学商学院,江苏 南京 210093 金智慧(1978-),女,湖南常德人,南京大学商学院博士研究生,研究方向为企业组织创新和组织学习;施建军(1955-),男,安徽无为人,博士,南京大学常务副校长、教授、博士生导师,研究方向为技术创新管理、企业经营活动分析。

原文出处:
科技进步与对策

内容提要:

研究了组织中员工的积极情绪和消极情绪在支持环境下相互作用,共同影响组织主动遗忘的过程。在综合前人研究成果的基础上提出以下假设:当主管提供了支持组织主动遗忘的环境以及组织中积极情绪较高时,组织中的消极情绪与组织主动遗忘有强正相关性;当组织提供支持性环境以及组织内积极、消极情绪都很高时,组织主动遗忘水平最高。并提出了提供启发性反馈、互动性公平、为下属所信赖3种支持主动遗忘的组织环境。


期刊代号:F31
分类名称:企业管理研究
复印期号:2009 年 11 期

字号:

      1 组织主动遗忘

      1.1 组织主动遗忘概念

      Pablo Martin de Holan等在《管理组织遗忘》(Managing Organizational Forgetting)中,对知识管理中的组织遗忘作了系统研究,将组织遗忘从新旧知识来源和遗忘是否主动这两个维度,分为:记忆衰退、无法捕获、忘却学习、避免恶习[1]四大类(见图1)。

      

      图1 Pablo Martin de Holan的组织遗忘

      从图1可知,组织主动遗忘(purposeful organizational forgetting)包括两个方面:忘却学习和避免恶习。

      忘却学习是指主动遗忘旧的过时知识,指组织能辨识已过时知识并将它们抛弃的一种工作方法。

      避免恶习是指主动遗忘新的有害的知识。组织学习是一把双刃剑。组织和人一样,也可能学到一些起反作用的知识。成功企业能够在这些知识进入组织记忆库之前,将它们忘记。

      组织要做到主动遗忘过时的、有害的知识,首先要对这些知识的价值进行辨别。

      1.2 流程

      组织不能真正进行人脑如遗忘等那样的心智活动,组织主动遗忘首先要靠个体成员去主动遗忘,个体在很大程度上决定了组织主动遗忘的发生。企业的主动遗忘过程可以从结构上分为两个层次[2]:

      (1)个体主动遗忘。主动遗忘首先要靠个体主动遗忘,个体在很大程度上决定了主动遗忘的发生。Schein认为,所有形式的学习和变化都是从不满或困惑开始的,Nanaka和Takeuchi认为,创造性混乱可以被利用来产生张力来激励组织成员进行主动变化。不论哪种情况,都需要成员找出问题,提出调整方案并在组织中引入新的方法。因此,本文认为个体主动遗忘可以分为3个阶段:辨识问题、改变认知模式、引入新方法(见图2)。

      

      图2 个体主动遗忘流程

      (2)群体主动遗忘。Nonaka和Takeuchi以及Bontis和FitzEnz认为,知识管理包括3个主要方面:知识创造、知识整合、知识共享。与此一致,本文认为群体主动遗忘从结构上可分为:知识分离(disintegration)、知识分享、知识丢弃[3]3个阶段。

      

      图3 群体主动遗忘流程

      2 积极情绪、消极情绪和组织主动遗忘

      组织中,情绪是一种常见的情感状态,它对员工的认知过程和行为有广泛的调节作用。“情绪乃信息”理论认为,情绪给人们带来关于周围环境的信息,情绪对认知过程和行为的影响可以理解为它们能够提供信息的作用。人们为了适应环境,要在环境中有效工作,他们的思想和行为都需要根据他们情绪所提供的一些信息作相应的调整。因为情绪给出某些关于环境状态及需要予以关注的因素的信号。

      员工由于各种因素,经常会经历积极和消极两种情绪,工作中的情绪是指包含两种情绪状态的情感经历。一些员工可能主要是积极情绪(positive mood),但也会有一些消极情绪(negative mood);另一些员工可能更多的是消极情绪,但也会穿插有积极情绪,因此,员工在工作中存在经历两种情绪状态。

      理论和研究表明,积极和消极情绪对信息处理、问题解决和行为都有重要影响作用。因此,在研究情感经历对行为的影响时,需要把积极和消极两种情绪同时考虑在内。

      需要强调一点,人们是在不同的时间,而不是同时经历积极、消极两种情绪的,所以,他们在不同的时间经历不同的调节效应,取决于他们当前的情绪状态如何。在一段时间内,如一天、几天或一个星期,员工在不同时间所经历的两种情绪的程度,将会经历不同的认知调节。

      组织主动遗忘是主动识别出组织中曾经带来成功、但目前已随环境变化成为过时的知识,以及对组织有害的新知识,并将它们抛弃,同时也包含了找出新的有用的方法,去解决组织中的问题。因此,它始于员工的不满和困惑。

      积极情绪告诉人们:所有事情都运行正常,环境当中没有问题,因此,它将促使信息处理变得松散、不那么系统和不那么努力,促使组织更多地使用从上至下的战略、简化员工自行发现问题、做计划和书面记录等过程;促进更多的发散思维、创新性和趣味性。实验研究已表明:有积极情绪的参与者表现出不同的思维、流畅的观念化、灵活的分类,作出不一般的关联。在问题洞见性、词汇关联、自行发现问题解决方法方面有很好的表现。这与Fredrickson的理论一致,认为积极情绪可以产生更宽广的思想一行为集。

      消极情绪代表一种事态有问题的信号,并促使人们系统地应对问题,找出错误的地方,并予以修正。因此,它鼓励一种从下至上、关注细节、注重分析的途径,去理解周围的环境。这种途径主要关注的是当前手中的数据,而不是关注以前的计划、书面记录和从上至下的简化的员工自行发现问题过程。消极情绪在提醒员工陷阱、促使他们关注当前的事态而非原有的假设,并激励他们付出努力,对改进事物起促进作用。

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